아보카도쥬스의 하루살이

먼저 종이 위에 손으로 써보자. 컴퓨터로 작성할 떄보다 느리지만 많은 기획자들이 초안 작성에 대부분의 시간을 투자하는 이유는 첫째, 생각하는 과정에 집중할 수 있다는 점이고 둘째, 수정이 빠르다는 점, 셋째, 본질에 초점을 맞출 수 있다는 점이다. 손으로 문서 초안을 그리면 메세지에 충실할 수 있고 가장 중요한 메세지만 눈에 들어오게 된다.

초안을 작성하면서 좋은 자료를 얻을 수 있고 시간이 감소되고 보다 완성도 높은 자료를 만들 수 있다. 무엇보다 스토리가 명확해지고 근거가 강화되어 자료의 완성도가 높아져 보고 및 프레젠테이션시 자신감이 향상될 수 있다. 종이에 글씨를 쓰면서 생각을 정리 할 수 있고 그로 인해 새로운 아이디어가 떠오를 수 있다. 종이와 펜은 언제, 어디서나 생각을 정리하고 초안을 잡을 수 있는 도구이다.

보고서 초안을 작성할 때 가장 먼저 정립해야 할 것은 바로 누구를 대상으로 무엇을 이야기 할 것인가? 이다. 정보를 전달하려는 것인지, 의사 결정을 위한 것인지, 보고를 통해 목표를 달성하려는 것인지를 먼저 결정해야 한다. 목표를 설정하여 대략적인 구상을 하고 전체 목차를 구성한 후에 세부 내용을 고민한다. 소위 뼈대를 세우고 살을 붙이는 과정에서 보고서의 큰 방향을 설정한다.

구체적인 내용을 생각해 볼때는 어떤 식으로 주제를 다룰 것인지, 어떻게 문제를 풀어나갈 것인지, 분량은 어느 정도로 할 것인지 생각해 보아야 한다. 사실을 전달하거나 정보 보고를 위한 문서는 내용이 상대방에게 쉽게 전달되도록 간결하게 정리해야 하고 기획 및 설득을 위한 문서는 핵심 내용이 유기성을 가지도록 정리해야 한다. 과제 유형에 맞는 구조화 단계를 거쳐 문서의 핵심내용을 작성하고 서면보고, 구두 보고인지 미리 생각해 두어야 한다.

상사에게 전달되는 보고서는 1페이지로 기술하면서 핵심과 결론이 분명해야 한다. 만약 외부 배포나 교육용 보고서라면 개념을 쉽게 설명하는 형태로 기술되어야 하며, 기술적, 전문적인 이슈를 보고하는 경우라면 대상자의 배경 지식 여부에 따라 결정되어야 한다.  

문서 작성 시간이 1시간이 정해져있다면 생각, 구상, 초안 작성에 45분, 프로그램에서 문서 완성에 15분을 할애하여 오나성하도록 하자. 보고서 작성에 앞서 신중하게 생각하고 또 생각하도록 하자. 이 과정이 익숙해 진다면 더 이상 문서 작성이 두렵지 않을 것이다.

위 내용은 삼성에듀의 "기획의 기술" 강의를 참고하여 작성하였습니다.